Home»Blog»Copiatoare

Copiatoare

 

Chiar daca suntem in era digitala, exista inca motive pentru care companiile ar trebui sa investeasca  intr-un copiator sau o  imprimanta multifunctionala. Nu fiecare client sau partener doreste sa primeasca inregistrari sau copii digitale. De asemenea, tehnologia nu functioneaza intotdeauna in parametrii optimi si acele momente de disfunctionalitate iti pot pune afacerea in dificultate. Alternativa o reprezinta  posibilitatea de a dispune de un echipament care poate sa efectueze si sa trimta copii ale documentelor disponibile in caz de urgenta.

Echipamentele de calitate, copiatorul sau imprimanta multifunctionala pot furniza  documentele necesare fara a pierde timp sau informatii importante.

Copiatoarele sunt adesea denumite imprimante multifunctionale (MFP) sau copiatoare (MFC), cunoscute si ca all-in-One. Aceste echipamente copiaza, imprima, pot trimite fax si scaneaza, totul realizandu-se de pe un singur dispozitiv. Astfel, utilizatorii pot imprima rapid fisiere si pot efectua copii de pe acelasi echipament.

Cele mai noi modele de copiatoare pot urmari activitatile utilizatorilor pentru a reduce imprimarea si copierea inutila de catre angajati sau clienti. De asemenea, multe echipamente de acest fel vin cu un ecran tactil digital, accesibilitate wireless si alte caracteristici utile.

Cat costa un copiator?

Preturile copiatoarelor variaza datorita caracteristicilor si accesoriilor disponibile fiecarui model. Deasemenea pretul poate fi influentat de servicii aditionale si termenii de garantie.

Pentru a veni in sprijinul clientilor, cei mai multi furnizori ofera si optiuni de leasing pentru acest tip de echipamente.

Costuri suplimentare

Costurile suplimentare pot aparea in momentul in care se alege achizitionarea unui copiator sau a unei imprimante, fara a consulta in prealabil un specialist in printing .

O atentie deosebita trebuie sa acordam analizei nevoilor de printare pentru a evita costuri suplimentare in urma achizitiei.

In cele mai multe cazuri pretul mic este un factor important care determina achizitia dar nu de putine ori s-a dovedit faptul ca, din pricina acestui lucru, s-a ales  un echipament nepotrivit volumului de lucru sau spatiului si logisticii din companie.

De aceea este bine sa se faca  propria analiza cost-beneficiu inainte de a achizitiona un copiator.  Pentru un copiator care deserveste un numar mare de angajati, viteza poate fi determinanta. Pentru companiile de design, agentiile de pubilictate sau firmele de arhitectura, costul cernelii,calitatea imaginii sau tipul de format pe care se poate printa, sunt mai importante.

Cerneala sau toner?

E foarte important sa stim ce dorim sa obtinem de la noul echipament. Cartusele toner ofera o rezistenta sporita si o calitate superioara printurilor . Cartusele care utilizeaza cerneala deobicei sunt optinuea pentru birourile si afacerile mici, cu un volum redus de printare.

Volumul de copiere

Atunci cand alegeti un copiator, luati in considerare functiile de care aveti nevoie si pe care vi le doriti . De asemenea, va trebui sa  determinati  utilizarea lunara( cate printuri efectuati pe luna), pentru ce tipuri de proiecte va fi utilizat copiatorul si care sunt utilizatorii care vor folosi acest echipament.

Viteza de printare

Viteza este importanta  atunci cand vine vorba de copiatoare si imprimante. Nimeni nu vrea sa astepte minute interminabile pentru a printa o prezentare scurta sau o brosura. Pentru organizatiile care au un numar mare de angajati, o imprimanta lenta are un efect negativ asupra productivitatii.

Viteza este masurata in pagini pe minut (ppm). La copiatoarele actuale intalnim aceleasi viteze pentru copii alb-negru si color iar copiatoarele cu laser genereaza o printare mai rapida decat cele cu jet de cerneala.

Multe echipamente ofera optiuni flexibile pentru hartie, permitandu-va sa schimbati cu usurinta dimensiunile si sa alimentati  dimensiunea potrivita a hartiei de care aveti nevoie, prin tava.

O  necesitate des intalnita in companii este duplexul automat folosit  pentru a copia, imprima, scana sau a trimite fax documente fata-verso. Aceasta optiune economiseste timp si in lipsa ei,  veti fi nevoiti sa alimentati copiatorul cu hartie si sa intoarceti manual pagina pentru a obtine un document fata-verso.

Conectivitate

In era digitala si a solutiilor cloud, a detine un copiator digital capabil sa realizeze conexiuni multiple, este esential.

Conexiunea USB este inca standard, dar copiataorele de ultima generatie ofera conectivitate mobila si optiuni pentru ca utilizatorii sa se conecteze in Cloud sau la  Microsoft OneDrive.

Cu o singura atingere se pot imprima fisiere care sunt stocate oriunde, de pe aproape orice dispozitiv conectat.

Imprimarea wireless permite unui utilizator sa imprime direct de pe tableta sau smartphone. Multe copiatoare sunt echipate cu capacitatea de a scana direct catre un serviciu sau aplicatie din cloud.

De acest lucru pot beneficia afacerile care utilizeaza des documente multiple si doresc sa le scaneze si ulterior sa le stocheze/arhiveze online pentru a le accesa usor de oriunde.

Eco Friendly

Producatorii de copiatoare sunt din ce in ce mai interesati sa furnizeze  echipamente care sunt durabile si ecologice. Consumul de energie si costurile aferente sunt importante pentru multe companii. Unele copiatoare sunt echipate cu tehnologie  de salvare a energiei si sunt fabricate din plastic reciclat. Majoritatea producatorilor au  programe de reciclare pentru cartuse de toner si cerneala, precum si pentru alte accesorii sau consumabile.

Usurinta in utilizare

Angajatii provin din medii diverse si au cunostinte tehnice diferite. Ca atare, usurinta de utilizare este importanta.  Aceasta trebuie sa fie intuitiva si usor de gestionat. In prezent, copiatoarele si imprimantele detin ecrane tactile care imita interfata unui smartphone, icoane si functii intuitive pentru o mai buna utilizare.

Mobilitate

Cand achizitionati un copiator luati in calcul  dimensiunea si greutatea acestuia. Ganditi-va unde veti plasa copiatorul. Va fi o locatie usor accesibila tuturor angajatilor sau va fi disponibila doar anumitor persoane? In plus, cat de importanta este portabilitatea? Pentru copiatoare mai mici, greutatea este un factor important daca aveti de gand sa-l pozitionati pe un birou sau daca optati pentru o varianta portabila

Securitate

In era cloud-ului si  a IoT-ului, securitatea devine foarte importanta. Multe copiatoare sunt echipate standard cu parole de control, politici de imprimare si acces la nivel de utilizator pentru a restrictiona accesul la echipament.

Copiatoarele nu mai sunt privite ca o piesa de birou obisnuita, ci mai degraba, ele sunt acum percepute ca un alt punct final, supus vulnerabilitatii si aceluiasi tip de amenintari ca un laptop sau un  telefon mobil.

 

Mini ghid in alegerea unui copiator / multifunctional

Inainte de a achizitiona sau inchiria un copiator, o imprimanta, un Fax  sau un scanner, luati in considerare urmatoarele caracteristici:

Viteza de imprimare si copiere

Formatul  hartiei si volumul de copiere

Optiuni de conectivitate

Usurinta in utilizare

Caracteristici de accesibilitate

Caracteristici de securitate

Posibilitatea de a incheia un contract de mentenanta

Optiuni de leasing