Fiecare organizatie poate fi comparata cu un organism viu, a carui supravietuire este asigurata de functionarea optima a fiecarui component vital, atat individual cat si colectiv, intr-o armonie perfecta. Din aceasta perspectiva, departamentul de tehnologia informatiei (IT) indeplineste rolul esential al coloanei vertebrale, sustinand toate procesele operationale ale organizatiei. Acesta administreaza intrega infrastructura de aplicatii, servere si retele, esential pentru desfasurarea si expansiunea afacerii.
Adesea, finantarea pentru IT este subestimata si se afla la capatul listei de prioritati, deoarece nu este perceputa ca o sursa directa de venituri, ci mai degraba ca o sursa de cheltuieli. Mentalitatea „daca sistemul functioneaza bine pana acum, de ce sa-l schimbam?” predomina, generand intrebari precum: „De ce e necesar un server nou? Pentru ce avem nevoie de mai multe licente? Nu pot utilizatorii sa partajeze un singur cont? Exista o versiune gratuita pentru aplicatia X?” Acestea sunt exemple de dileme cu care se confrunta departamentul IT atunci cand solicita fonduri suplimentare.
Scopul finantarii departamentului IT este, in primul rand, mentinerea, optimizarea si modernizarea infrastructurii tehnologice care sta la baza activitatilor organizatiei. Aceasta include necesitatea de a satisface cerintele afacerii prin achizitia de noi aplicatii, servere, echipamente de retea, licente, suport tehnic si formarea profesionala a echipei IT.
Pentru a convinge managementul de necesitatea bugetului solicitat, argumentatia departamentului IT trebuie sa fie solida si bine fundamentata, incluzand analize ale raportului cost-beneficiu. De exemplu, in cazul unei companii de call center, incapacitatea de a efectua sau primi apeluri poate duce la pierderi financiare semnificative si la deteriorarea relatiilor cu clientii daca acordurile de nivel de serviciu (SLA) nu sunt indeplinite. Riscurile pot varia de la intreruperi ale serviciului de telefonie pana la pene de curent, necesitand solutii precum contractarea unui furnizor secundar de servicii de telefonie sau actualizarea UPS-urilor.
Un alt argument pentru investitii este necesitatea de a tine pasul cu cerintele crescute de performanta, intrucat volumul traficului de date si nevoile utilizatorilor (ex.: videoconferinte de inalta definitie, streaming, actualizari si backup-uri ale sistemelor) pun o presiune tot mai mare asupra retelei. Echipamentele actuale pot deveni in curand inadecvate, necesitand upgrade-uri ale switch-urilor si infrastructurii de retea pentru a sustine viteze mai mari de transfer. In contextul unei clinici medicale, de exemplu, este esential ca reteaua sa poata gestiona fisiere de mari dimensiuni si sa suporte servicii de telemedicina, cerand un sistem avansat de monitorizare a performantei retelei pentru a fundamenta cererile de buget adresate conducerii. Poate cel mai important argument pentru investitii in IT este in acest moment securitatea. Ransomware-ul a fost “king of the county” si in 2022, fortand companii din orice industrie sa plateasca pentru a-si recupera datele. Inlocuirea vechiului firewall cu unul de tip Next Generation cu subscriptii la feed-urile de “security intelligence” poate fi simplu de motivat cu o simpla cautare pe Google. Pe langa ransomware exista multe alte amenintari cibernetice care de-abia asteapta sa ne faca o vizita. Campanii de spam mail, phishing, smishing, DDoS au loc tot timpul, pe intregul glob. Organizatia trebuie sa aiba implementate masurile de securitate corespunzatoare pentru a preveni si contracara orice incercare de compromitere a unui sistem, aplicatii sau utilizator.
Formarea continua a personalului din cadrul departamentului IT este de o importanta cruciala. Intr-o lume in care tehnologia evolueaza intr-un ritm accelerat, aplicatiile se modernizeaza (in special cele bazate pe cloud), iar atacurile cibernetice devin tot mai avansate, este esential ca angajatii IT sa fie intr-o permanenta actualizare a cunostintelor pentru a asigura functionarea si securitatea infrastructurii la cele mai inalte standarde. Aceasta actualizare profesionala se realizeaza prin participarea la cursuri specializate, acces la platforme de invatare video la cerere, webinaruri si seminarii oferite de furnizorii din domeniu cu care organizatia colaboreaza.
Pentru a facilita intelegerea necesitatii investitiilor de catre management sau partile interesate, acestea pot fi clasificate in diverse categorii: obligatorii (necesita actiune imediata, cum ar fi adaugarea unui element de redundanta pentru un serviciu critic), recomandate (previn situatii critice, exemplificat prin necesitatea actualizarii echipamentelor de retea de la 1 la 10 Gbps pentru a evita congestionarea), si optionale (nu sunt esentiale acum, dar pot deveni relevante pe viitor pentru imbunatatirea performantei, de exemplu inlocuirea unitatilor HDD cu SSD-uri NVMe pentru serverele de baze de date).
Alocarea bugetului pentru IT merita analizata cu atentie, iar deciziile de aprobare, fie integrala, fie partiala, trebuie luate cu deplina cunostinta de cauza. Departamentul IT trebuie sa argumenteze necesitatea fiecarei cheltuieli, iar conducerea trebuie sa inteleaga consecintele deciziilor adoptate si impactul acestora asupra afacerii si organizatiei, atat pe termen scurt, cat si pe termen mediu si lung.
